介護タクシーの運営に必要な記録・保管書類

介護タクシーを開業し、運営を始めるにあたって何を記録しておかなければならないでしょうか。

  • 走行距離?
  • 売上?
  • 乗せた乗客の人数?

運輸局に報告しなければいけないこと等はあるのでしょうか?実は大まかには

  • 記録して定期に報告する物
  • 保存をしておく義務がある物(提出義務はない)

この二種類に分かれます。ただし、提出義務はない物も、大きな事故や違反等があって運輸局から調査等が来た場合には提出を求められる場合がありますので、かならず営業所に備え付けなければなりません。

では、何を備え付けておけばいいのでしょうか。当記事では、介護タクシーの開業運営を専門に扱う行政書士が、介護タクシーの運営に必要な書類を完全網羅しました。

当記事を最後まで読めば、介護タクシーを運営するにあたって、営業所に保管しておかなければならない書類、その保管期間等がわかります。

保管・記録書類の一覧

介護タクシーを運営するに当たり、下記の書類を記録・保管して置かなければなりません。

書類保存期間
営業所設置営業許可申請書・事業変更申請書の控え永年
運送約款永年
運賃及び料金表永年
任意保険証券永年
名簿運転者台帳運転者でなくなった後も3年間
健康診断記録5年
適性診断記録3年
記録点呼記録帳3年
アルコールチェック記録1年
運転日報1年
日常点検記録任意
事故記録簿・報告書3年
教育記録簿3年
苦情処理記録1年
規則乗務員服務規律永年
運行管理規程永年
整備管理規定営業車が5台以上になった時から永年
就業規則従業員が10名以上になった時から永年

上記、最大18種類の書類を記録・保存・管理する必要があります。

どのような書類になるでしょうか。詳細については下記のようになります。

介護タクシー営業所に設置・掲示する書類

営業許可申請書・事業変更申請書の控え

保存期間:永年

営業許可を取るにあたって申請書を出します、事業計画の申請(車庫の拡大や移動など)についても申請書を出します。その控えについては、介護タクシー事業をやっている間は営業所に備え付けておくようにしましょう。

なにか調査が入った時に一番に見られる可能性高く、出せば事業の全貌がすぐわかりますので、調査等が早く進みます。

尚、営業許可申請及び事業変更申請について弊所にご依頼いただきました場合については、申請書は弊所がお作りします。作成後、控え一式お渡しさせていただいて下ります。

運送約款

保存期間:永年

営業所内に掲示義務があります。

運輸開始届時に掲示してあることを写真に撮影して運輸局に提出しているはずなので、取り外さないようにして下さい。

運送約款は介護タクシー事業者と利用者様との間の約款になります。国交省のHPにある「標準運送約款」と同じものを定める場合には認可はされたものと見なされます。まずは標準を使うことをお勧めします。

標準の場合はA4用紙2枚になります、営業所に掲示しておいて下さい。

運賃及び料金表

保存期間:永年

営業所内及び、営業車内にも掲示義務があります。

運輸開始届出時に掲示してあることを写真に撮影して運輸局に提出しているはずなので、取り外さないようにして下さい。

尚、料金表については、申請代行依頼頂きましたら弊所でサンプル的な物をお渡ししています。そのままお使いいただいてもOKです。

任意保険の証券

保存期間:永年

介護タクシーは任意保険加入義務があります、任意保険の証券については営業所に必ず保管しておきましょう。

各自動車に、証券のコピーや事故の時の連絡先カード等を積んでおき、運転者にどこにあるかを予め連絡しておくとなにかあった時にスムーズです。

営業所に設置する名簿・人事管理系の書類

運転者台帳

運転者の方がやめた後も3年間保存

運転者台帳を作って保存します。

運転者が現役のうちは永年保存しておきます、退職や人事異動なので運転者ではなくなった後は、運転者でなくなった理由を書いて3年間保存して下さい。

必要記入事項は下記の通りです。

  • 作成番号(任意の番号)
  • 作成年月日
  • 運転者の氏名、生年月日、住所
  • 雇入れ年月日
  • 運転者に選任された年月日
  • 運転免許証の番号と有効期限
  • 運転免許証の年月日と種類
  • 運転免許証に条件が付されている場合はその条件(眼鏡など)
  • 運転者の運転の略歴
  • 運転者の過去の事故概要と違反の概要
  • 指導主任が行う指導及び適性診断の受診状況
  • 半年以内に撮影した証明写真

乗務員台帳の雛形としては下記のような物になります。国交省のHPにも雛形があります。弊所に申請代行ご依頼いただきました場合は雛形提供させていただきます。

介護タクシー乗務員台帳1
介護タクシー乗務員台帳2

旅客自動車運送事業運輸規則 第三十七条

1 旅客自動車運送事業者は、事業用自動車の運転者ごとに、第一号から第九号までに掲げる事項を記載し、かつ、第十号に掲げる写真を貼り付けた一定の様式の乗務員台帳を作成し、これを当該運転者の属する営業所に備えて置かなければならない。

一 作成番号及び作成年月日
二 事業者の氏名又は名称
三 運転者の氏名、生年月日及び住所
四 雇入れの年月日及び運転者に選任された年月日
五 道路交通法に規定する運転免許に関する次の事項
 イ 運転免許証の番号及び有効期限
 ロ 運転免許の年月日及び種類
 ハ 運転免許に条件が付されている場合は、当該条件
六 運転者の運転の経歴
七 事故を引き起こした場合又は道路交通法第百八条の三十四の規定による通知を受けた場合は、その概要
八 運転者の健康状態
九 次条第二項の規定に基づく指導の実施及び適性診断の受診の状況
十 乗務員台帳の作成前六月以内に撮影した単独、上三分身、無帽、正面、無背景の写真(一般乗用旅客自動車運送事業者の事業用自動車の運転者にあつては、縦三・六センチメートル以上、横二・四センチメートル以上の大きさの写真)

2 旅客自動車運送事業者は、事業用自動車の運転者が転任、退職その他の理由により運転者でなくなつた場合には、直ちに、当該運転者に係る前項の乗務員台帳に運転者でなくなつた年月日及び理由を記載し、これを三年間保存しなければならない。

旅客自動車運送事業運輸規則 第三十七条より

健康診断記録

保存期間:5年

運転者に限らず従業員については健康診断が必要です。

年一回でいいのですが、運転者の方については採用前三ヶ月前から運転業務前までにかならず一度受けて下さい。

そこからは年一回でOKです。尚、健康診断を受けた記録については5年間保存しておいて下さい。

特に事故等が起こった時は、運転者の健康状態について真っ先にチェックが入る可能性が高いです。

適性診断記録

保存期間:3年

運転者の方は適性診断を受ける必要があります、適性診断を受ける時は下記の時です。

  • 雇用後初乗務前まで
  • 一定以上の事故を引き起こした後継ぎの乗務まで
  • 高齢ドライバー

これらの時の場合は適性診断を受診し、受信結果を3年間保存する必要があります。これらの受信結果を踏まえた教育を行う必要もあります。

介護タクシー運営で記録するべき事項

点呼記録帳

保存期間:3年

乗務前点呼、中間点呼(実施しているのであれば)、乗務後点呼を記録して保存します。

点呼の必要事項は下記の通りです。

  • 点呼時刻
  • 点呼方法(対面・TEL・他)
  • 点呼執行者
  • アルコール検知
  • 営業車の日常点検の実施状況
  • 酒気帯びの有無
  • 疾病、披露、睡眠不足等の状況
  • 携行品、必要機材の状況

下記のような点呼記録簿をつけていれば、大きな不備はないかと思います。弊所に申請代行ご依頼いただきました際には雛形提供させていただいております。

介護タクシー点呼記録簿

アルコールチェック記録

保存期間:1年

2022年よりアルコールチェック義務化になりました。アルコールチェック自体は1年間保存で良いですが、大体の場合は点呼記録帳に一緒に書く方が効率が良いです。

点呼記録帳と同じにして3年保存しても特に問題はありません。

運転日報(乗務記録)

保存期間:1年

必要記録事項は下記の通りです。

  • 運転者の氏名
  • 乗務した事業用自動車の自動車登録番号
  • 発車および到着した地点と日時、主な経過地、運転した走行距離
  • 業務上で交替した地点
  • 休憩した地点および休憩時間

下記のような運転日報を作成していれば大きな不備はないかと思います、弊所に申請代行ご依頼いただきました際には雛形提供させていただいております。

介護タクシー運転日報

日常点検記録

任意

任意なので保存しなくていいですが、日常点検については車の寿命と運送の安全のためにやっておくことをお勧めします。

なにか大事故があって調査が入った時、日常点検を行い記録をして残していると会社や事業を守ってくれることにもなります。

日常点検でしておくといいとされる点は下記の通りです。

ブレーキ踏みしろ
効き
ブレーキ液の量
タイヤ空気圧
亀裂・損傷・摩耗・スリップサイン
ディスク・ホイールの状態
バッテリー液の量
エンジン冷却水の量
エンジンオイルの量
ファンベルト
ライト関係損傷やランプ切れが無い
エアタンク凝水
その他ワイパーのすり減り等
ウォッシャ液

事故記録簿・報告書

保存期間:3年

事故があった場合は事故記録簿に記録して保存しておきます、大事この場合は運輸局に報告書を出しますが、報告書も3年間保存が必要です。

事故記録については、下記のような雛形が国交省にあります。弊所に申請代行ご依頼頂けました場合は、雛形提供します。

介護タクシー事故記録簿1
介護タクシー事故記録簿2

教育記録簿

保存期間:3年

指導主任者が指導要領に従って下記の項目を従業員全員に対して定期的に行います。年10回行うことが必要です。

項目は下記のとおりです。

  1. 事業用自動車を運転する場合の心構え
  2. 事業用自動車の運行の安全を確保するために遵守すべき事項
  3. 事業用自動車の構造上の特性
  4. 適切な運行の経路及び当該経路における道路及び交通の状況
  5. 危険の予測及び回避並びに緊急時における対応方法
  6. 運転者の運転適性に応じた安全運転
  7. 交通事故に関わる運転者の生理的及び心理的要因並びにこれらへの対処方法
  8. 健康管理の重要性
  9. 安全性の向上を図るための装置を備える事業用自動車の適切な運転方法

教育を行った場合は、下記の項目を記録して、3年間保存して置いて下さい。

  1. 実施年月日と実施した時刻
  2. 実施場所
  3. 実施者
  4. 指導教育の内容
  5. 出席者氏名

苦情処理記録

保存期間:1年

苦情があった場合には、苦情の内容を記録します。

  1. 苦情の受付日、苦情申し出者の氏名、住所、性別、職業及び連絡先等
  2. 苦情対象の旅客の乗降日時、区間、当該事業用自動車の番号、乗務員の氏名等
  3. 苦情の内容
  4. 原因究明の結果(事実関係の調査結果)
  5. 苦情に対する弁明の内容
  6. 改善措置(再発防止策)
  7. 苦情処理を担当した者

上記の内容を記録し、1年間保存しておいて下さい。

苦情処理簿については下記のような雛形が国交省にあります。弊所に申請代行等ご依頼頂けましたら、雛形も提供させていただいております。

介護タクシー苦情処理簿

介護タクシーの各役割の方の規則

運行管理規程

保存期間:永年、営業所に備え付けておく。

運行管理規程を営業所に備え付けておくことが必要です。運行管理規程については、運行管理の指針になります、運行管理者はこれを見て運行管理業務を行ってください。

尚、国交省のHPに雛形があります。まずはこれをそのまま使うことをおすすめします。

国土交通省の運行管理規程雛形はこちらになります(PDF)

乗務員服務規律

保存期間:永年、営業所に備え付けておく。

乗務員の服務規律を営業所に備え付けておくことが必要です。

運転者や乗務員の方は、これに従って乗務をして下さい。国交省のHPに雛形があります。まずはこれをそのまま使うことをおすすめします。

国土交通省の乗務員服務規律の雛形(Wordファイル)

整備管理規定

営業車が5台以上になった時から永年

整備管理規定も営業所に備え付けておくことが必要です。

営業車が5台以上になると、整備管理者は整備士の資格を持っている者しか選任できません。選任された整備管理者は整備管理規定に従って整備管理を行って下さい。

整備管理規定も運行管理規程と同じく国交省に雛形があります、まずはこれをそのまま使ってください。

国土交通省の整備管理規定の雛形はこちらになります(PDF)

就業規則

従業員が10人以上になった時から永年。従業員が常に閲覧出来る状態にする。

運送業に限ったことではありませんが、従業員10人以上の事業の場合は就業規則を作成する必要があります。

作成した場合、従業員が常に閲覧できるようにしておきましょう。データ上でもOKです、共有ファイルの中にいれておくでも大丈夫だそうです。

まとめ

以上が介護タクシーの営業所で記録して保管しておく書類の一覧となります。

これらの書類は提出義務はありませんが、保存義務があるということは、何か違反や事故があった時調査に入られた時に提出を求められます。

調査が入ってこれらの書類が提出出来ない場合は、余罪が増えて処分が重くなることが考えられますので、日々業務に忙しいとは思いますが記録保管は必ず行って下さい。

どんな書類を保管、何を記録していいかわからない時は

  • すでに介護タクシーを運営している
  • もう許可は取ってこれから運営する
  • どんな書類を作って保管すればいいかわからない
  • どんな記録を取っておけばいいかわからない

上記に該当する場合、弊所は開業後の運営アドバイスも行っております。

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